Jak wybrać odpowiednią firmę outsourcingową IT?
Historia outsourcingu jest dłuższa niż mogłoby nam się wydawać. Pierwsze wzmianki o tej formie współpracy biznesowej datuje się na koniec lat 70-tych XX wieku. Nie zdziwi jednak nikogo fakt, że zanim zaczęto o nim pisać to już w połowie XX wieku w USA zaczęto go stosować.
Outsourcing przez lata przeszedł transformację oraz wyspecjalizował się do konkretnych dziedzin biznesu. Początkowo, najczęściej zlecane na zewnątrz były usługi księgowe, jednak we współczesnej nam formie outsourcing ukierunkował się na wiele konkretnych dziedzin.
Dziś rynek usług outsourcingowych jest bardzo szeroki oraz nasycony wyspecjalizowanymi firmami, szczególnie jeżeli chodzi o branżę IT. Na polskim rynku 22% segmentu IT to firmy outsourcingowe, a z ich usług korzysta według GUS 71% rodzimych organizacji.
Posiadanie własnego działu IT nie zapewni Twojej firmie każdego specjalisty. Doskonałym tego uzupełnieniem mogą być właśnie kontraktorzy z outsourcingu. Fakt, iż na rynku jest dużo wyspecjalizowanych w tym firm rodzi pytanie, którego dostawce wybrać? Czym się kierować w wyborze? Na jakie aspekty zwrócić uwagę? Czego się wystrzegać przy wyborze outsourcingu IT dla firm? Na te i inne pytania postaram się odpowiedzieć w tym artykule.
Zanim zaczniesz szukać ustal cel, w osiągnięciu którego ma pomóc Ci dostawca.
Jasno określony plan czy wyznaczony cel biznesowy pozwoli Ci określić rolę, jaką będzie odgrywał dostawca usług outsourcingowych w Twojej organizacji. Mając wyznaczony kierunek jesteś w stanie jasno przedstawić czego od takiego partnera oczekujesz oraz jak chcesz, żeby pomógł Ci w osiągnięciu Twojego celu biznesowego.
Duża korporacja czy mniejszy dostawca?
To kolejny aspekt, który podczas wybierania dostawcy potrafi przysporzyć o ból głowy. Żeby dobrze wybrać należy na samym początku określić sobie jak chcemy współpracować z dostawcą. Zarówno współpraca z dużą korporacją jak i mniejszym dostawcą ma swoje plusy i minusy.
Jeżeli szukasz długofalowej współpracy i wiesz, że będziesz wynajmował specjalistów na dłuższe projekty wtedy większy dostawca sprawdzi się lepiej. Krótkie projekty roczne czy półroczne najlepiej będzie zrealizować z mniejszym partnerem. Mniejszy partner lepiej będzie adaptował się do zmian oraz lepiej dopasuje się do dynamiki projektu.
Sprawdź jak pracuje firma potencjalnego partnera.
Kiedy już znajdziesz kilku potencjalnych partnerów outsourcingowych warto rozeznać się jakie mają opinie oraz jak pracują. Zwróć uwagę na to, żeby dopasować profil partnera do projektu, w którym ma Ci pomóc. Szukaj wyspecjalizowanych w konkretnej dziedzinie firm, które mają doświadczenie w realizacji projektów podobnych do Twojego (chociaż w części).
Na pewno w każdym przypadku trafisz na stronie internetowej na case study, rekomendacje, zrealizowane projekty. Jednak ślepe wierzenie w to co napiszą w internecie może być złudne.
Warto pójść o krok dalej i poprosić potencjalnego dostawcę o namiary na osoby odpowiedzialne za współpracę z nimi u innych klientów i osobiście zadzwonić. Wtedy możesz poprosić o chwilę rozmowy oraz rekomendację czy krótką ocenę współpracy. Spotkania i wstępne rozmowy pozwolą Ci sprawdzić, czy dostawca potrafi zrozumieć Twój tok myślenia oraz jak rozumie cele, które sobie wyznaczyłeś.
Koszty, koszty, koszty?
Mam świadomość, że w głównej mierze koszty będą najbardziej decydowały w wyborze konkretnego partnera. Jednak często najmniejsze koszty nie idą w parze z dobrą jakością specjalistów czy samej współpracy z dostawcą.
Kooperacja z dobrą firmą outsourcingową potrafi przynieść oszczędności. Warto przed samym rozpoczęciem współpracy dokładnie przeanalizować budżet względem zapotrzebowania.
Jeżeli projekt będzie rozliczany w modelu time & material warto przeliczyć dokładną ilość roboczo godzin w każdym z miesięcy oraz zostawić sobie bufor bezpieczeństwa w postaci wolnych środków na ewentualne opłacenie nadgodzin specjalistów.
Trochę inaczej to wygląda kiedy projekt będzie opłacany za jego całość. Tutaj nie możemy polegać tylko na suchej analizie. W takim przypadku najlepiej poprosić o to, aby w celu dokładniejszej oceny prac oraz wyliczenia kosztów dostawca popracował przez kilka testowych dni, które pozwolą mu zapoznać się z systemem i wykonać wszystkie analizy.
Wybór specjalistów.
Jest to ostatni etap procesu poszukiwania dostawcy i zarazem pierwszy etap (oby dla obu stron owocnej) współpracy.
Z zarekomendowanych kandydatów, wybieramy tych z którymi chcemy pracować. Praktycznie wszędzie ten etap wygląda podobnie.
Przed rozpoczęciem rozpatrywania kandydatur ważne jest, abyś obliczył ilu specjalistów potrzebujesz oraz określił jakie umiejętności powinni posiadać.
